辦公室精益管理案例

 精益生產案例     |      精益智造改善中心    |      2018-03-26

精益管理的核心思想是全員參與的持續改善。改善無大小,真正能釋放人的潛能的正是改善的動力,即使最普通的作業同樣也能巧干、展現改善的智慧。今天就專門為大家分享四則日常辦公室的改善小案例,讓我們一起來看看非生產一線的員工在如何改善。

案例一:小到一瓶會議用礦泉水也能改善

  行政處保潔王阿姨的工作職責之一是為會議室準備待客用的礦泉水,通過平時觀察,她發現每當召開一天的會議時需要中途去用餐,這樣一來客人用餐之后己分不清桌上的礦泉水到底哪一瓶才是自己的,結果往往會開瓶新的礦泉水造成無謂的浪費。她為此想了個妙招:在每瓶礦泉水的蓋頂用筆寫上數字(如圖示)加以區別,這樣大家都能快速找到自己喝過的礦泉水了!不僅如此,她還發現每當召開半天的會議時如果用550毫升的大瓶礦泉水,總是剩下約半瓶的未飲用完水量,她通過向公司建議后將作業標準改良為“半天會議準備380毫升小瓶礦泉水”,有效節約了成本。

案例二:會議室電腦設備配置

集團行政處網絡管理員小李經常因為會議或培訓需準備電腦的事情苦不堪言,總是剛忙完坐下電話鈴又響起:“小李,緊急會議,趕快幫我們準備會議用電腦!”他只好又蹭蹭奔去會議室,為這事他都快練成“飛毛腿”了。后來他積極動腦,想出了對策:他利用公司淘汰的主機箱進行重新升級,將主機箱與鍵盤直接安置在會議室桌并與投影設備連接好,連電腦顯示屏都可省用,一開機就能直接投影使用,以后各部門只要帶好U盤直接去會議室即可,大幅度節約了他的工作時間與精力。后來他又發現車間的公共電腦總是會被忘記正常關機,一直工作到天明,他觀察到基本18:00以后車間員工都下班了,他對應安裝了“自動關機軟件”并設定好18:00自動關機,這樣對電腦的損耗也有效下降了。

案例三:用看板記錄員工工作內容

以部門為單位,樹起了各自的工作看板。每天早上,每一位員工都會將自己當天的工作,按照不同內容填寫在不同顏色的標簽上,釘到工作看板中自己名下的那一列中。隨后,部門領導就召集大家開晨會,把每個人的工作安排過一遍,看看是否有優先順序需要調整,或者需要工作量少的員工幫忙分擔的情況。這樣的管理方式除了讓員工有了良好的時間管理理念,也可以讓管理者輕松掌握員工工作狀態和工作分擔。有的員工名下貼滿了標簽,有的員工卻只有一兩張。這其實給管理者發出了訊息,要么就是工作安排不均衡,要么就是員工的工作能力不匹配。”慢慢的,各部門領導或多或少體會到了工作看板的好處——誰做的多誰做得少看板上一目了然。

案例四:員工交叉培訓

交叉培訓由員工自主發起,自愿參與。因為大多數工作流程和規范在網絡平臺上都能夠找得到,所以想要學習新技能的員工只要對照著相關文件,跟著“師父”實操幾次,通常就能掌握相應的技能。并且,對于這項技能掌握情況的評定也完全由員工自己說了算。通過員工之間的交叉培訓可以極大的縮短員工培訓時間,增加員工技能掌握的速度。

工作看板上每項工作的標簽下方,都有幾個被分割成四等分的圓圈,每個圓圈代表了該部門的一位員工。四分之一圓被填滿顏色代表該員工開始學習這項工作技能,半圓被填滿顏色則表示他初步學會了但還需要指導,四分之三圓被填滿說明能夠獨立完成該項工作,而滿圓的話則意味著他可以培訓其他人了。以結薪這項工作為例,通過交叉培訓后,行政部的小黃、小王就能抽出時間幫忙,使得薪資制作時間從原來5到6個工作日縮短到了2個工作日。

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